Polityka prywatności

Polityka prywatności HappyGroomy

Wersja 1.0 - obowiązuje od 4 września 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych związanych z prowadzeniem HappyGroomy, w szczególności kont użytkowników, kontaktu, bezpieczeństwa i rozliczeń, jest Marcin Bartyna, ul. Świerkowa 20, 87-060 Wałdowo Królewskie, e-mail: kontakt@happygroomy.pl.

Dla danych klientów salonu i innych danych wprowadzanych do funkcji salonowych administratorem jest co do zasady salon, a HappyGroomy działa jako podmiot przetwarzający.

2. Zakres danych

HappyGroomy może przetwarzać dane kont i kontaktowe, dane salonu i pracowników, dane rozliczeniowe, role i uprawnienia, adres IP, logi techniczne i audytowe, korespondencję oraz informacje o abonamencie i płatnościach.

Na zlecenie salonu system może przetwarzać dane jego klientów: dane kontaktowe, adresowe i rozliczeniowe, informacje o zgodach, historię wizyt, usługi, ceny i notatki oraz dane zwierząt, w tym zdjęcia i informacje dotyczące zdrowia i pielęgnacji. Salon powinien ograniczać notatki do danych rzeczywiście potrzebnych.

3. Cele i podstawy

Dane własne HappyGroomy są przetwarzane w celu wykonania umowy i prowadzenia konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c), zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń, przeciwdziałania nadużyciom i ochrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f) oraz na podstawie zgody, gdy jest wymagana (art. 6 ust. 1 lit. a). Dla danych klientów salonu cel i podstawę określa salon.

4. Rezerwacje i komunikacja

Klient salonu może korzystać z konta powiązanego z jego profilem. Rezerwacja online stanowi prośbę o wizytę i może wymagać zatwierdzenia przez salon. System może wysyłać e-maile związane z kontem, wizytami, przypomnieniami, zmianami, anulowaniem i raportami. HappyGroomy nie wysyła obecnie SMS.

5. Lokalizacja

Dla wizyt mobilnych system może przechowywać dokładny adres i współrzędne klienta. Geokodowanie i routing realizują lokalnie hostowane Nominatim i OpenRouteService korzystające z danych OpenStreetMap. W aktualnej konfiguracji adres nie jest przekazywany do zewnętrznego API. System nie śledzi bieżącej lokalizacji groomera.

6. Odbiorcy i transfery

Dane mogą być udostępniane podmiotom niezbędnym do świadczenia usługi lub wykonania obowiązków prawnych, w szczególności dostawcom infrastruktury, operatorowi płatności, podmiotom księgowym lub prawnym oraz uprawnionym organom. Aplikacja, baza, pliki, poczta transakcyjna, geokodowanie i routing są obecnie utrzymywane na infrastrukturze administratora w Polsce.

W aktualnej konfiguracji HappyGroomy nie zakłada transferu danych poza EOG. Jeżeli przyszły dostawca spowoduje taki transfer, zostanie zastosowany mechanizm wymagany przez RODO.

7. Retencja

Dane kont i umów są przechowywane przez okres korzystania z usługi, a następnie przez czas wymagany prawem lub potrzebny do ochrony roszczeń. Po zakończeniu abonamentu salon ma 30 dni na dostęp w zakresie przewidzianym przez usługę i eksport. Następnie dane operacyjne są usuwane lub anonimizowane do 30 dni, z wyjątkiem danych wymaganych prawem. Kopie zapasowe wygasają w rotacji do 30 dni od usunięcia z systemu produkcyjnego.

Logi operacyjne są przechowywane co do zasady do 30 dni, logi bezpieczeństwa i audytu do 12 miesięcy, a zwykła korespondencja wsparcia do 24 miesięcy od zakończenia sprawy, chyba że dłuższe przechowanie jest uzasadnione obowiązkiem prawnym, incydentem lub roszczeniem.

8. Prawa osób

Osobie mogą przysługiwać prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu i wycofania zgody. Wnioski dotyczące danych administrowanych przez HappyGroomy: kontakt@happygroomy.pl. Wniosek dotyczący danych administrowanych przez salon może zostać przekazany właściwemu salonowi. Przysługuje również prawo skargi do Prezesa UODO.

9. Cookies

Serwis używa obecnie wyłącznie niezbędnych cookies sesyjnych Django i cookie CSRF. Nie korzysta z Google Analytics, GTM, Meta Pixel, Clarity ani innych mechanizmów reklamowych lub analitycznych.

10. Bezpieczeństwo

Stosowane są środki adekwatne do ryzyka, w tym HTTPS/TLS, kontrola dostępu, role i uprawnienia, bezpieczne przechowywanie haseł, logi audytowe i kopie zapasowe.

11. Zautomatyzowane decyzje

HappyGroomy nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie automatycznie.

12. Kontakt i zmiany

Kontakt: kontakt@happygroomy.pl. Adres korespondencyjny: ul. Świerkowa 20, 87-060 Wałdowo Królewskie. Administrator nie wyznaczył IOD. Aktualna wersja polityki jest publikowana w serwisie i może być aktualizowana wraz ze zmianą funkcji, dostawców, sposobu przetwarzania lub prawa.